Saiba a importância da ficha técnica de produto para controle de qualidade

Blog Checklist Fácil | 28 de janeiro de 2021

Aliada na busca por padronização de produtos, a ficha técnica define os padrões a serem seguidos durante a operação. Neste conteúdo, mostraremos a relação dessa ferramenta com o controle de qualidade e, ainda, como criar uma na prática.

 

A ficha técnica é uma ferramenta essencial para o controle de qualidade. Isso porque, com ela, é possível checar se os padrões pré-estabelecidos para cada produto estão de acordo ou não. O seu uso é compatível com qualquer segmento. Porém, ela costuma ser mais utilizada nas indústrias, no varejo e no ramo de alimentos e bebidas.

 

Se você deseja saber tudo sobre ficha técnica e, principalmente, ver as informações que não podem faltar na hora de criar uma, continue com a gente. Afinal, abordaremos os principais pontos sobre esse tema.

 

O que é ficha técnica?

 

Resumidamente, trata-se de um documento em que são dispostas todas as especificações de uma matéria-prima ou mercadoria. Por trazer descrições objetivas, técnicas e criteriosas, é útil especialmente para quem realiza inspeções.

 

Nesse caso, direciona melhor a atividade, promovendo ganho de eficiência, bem como resultados significativos no processo de controle de qualidade, incluindo:

 

  • Padronização da qualidade;
  • Notas de auditoria;
  • Conformidade de produtos.

 

Para obter esses benefícios, porém, é importante que a ficha técnica seja simples, objetiva e, ao mesmo tempo, completa. Assim, garante que o profissional irá entender as informações, eliminando dupla interpretação. E mais: evita retrabalhos, devoluções e mesmo recall – no caso de aplicação na indústria automotiva.

 

Um dos segmentos que mais utiliza essa ferramenta é o de alimentação. Ela ajuda, por exemplo, na conferência dos insumos, bem como nos ingredientes que devem ser utilizados em cada prato. Porém, não confunda: ela não deve mostrar o modo de preparo, pois isso é papel da receita.

 

É importante esclarecer que a ficha técnica não é a mesma coisa que Procedimento Operacional Padrão (POP). Enquanto este é focado na operação em si, a ficha direciona sua atenção para o detalhamento do produto.

Para que serve a ficha técnica?

 

Seu principal objetivo é proporcionar a padronização dos produtos da sua empresa. Afinal, quando se sabe ao certo o que precisa conter nele, fica mais fácil avaliar se está adequado ou não.

 

A ficha técnica também torna os processos de auditoria interna mais fáceis. Isso é essencial porque a função dessa atividade é justamente controlar a qualidade das manufaturas que chegam ao cliente final.

 

Com o uso desse documento, também se consegue realizar uma previsão de gastos e compras. Uma vez que, nele, são listadas as matérias-primas necessárias e seus respectivos preços. Tornando essa organização ainda mais efetiva.

Principais benefícios de uma boa ficha técnica de produto

 

Na prática, utilizar essa ferramenta oferece uma série de benefícios para os estabelecimentos. Selecionamos 10 para você. Confira:

  1. Organização da operação;
  2. Controle mais preciso de entrada e saída;
  3. Padronização dos processos;
  4. Controle das compras;
  5. Gestão de vendas;
  6. Redução de desperdício;
  7. Controle de estoque;
  8. Manutenção da padrão de qualidade;
  9. Otimização dos treinamentos dos colaboradores;
  10. Obtenção e armazenamento de dados.

Qual a diferença entre ficha técnica operacional e gerencial?

 

A principal diferença recai sobre o detalhamento das informações e o objetivo que está por trás do seu preenchimento.

 

A versão operacional é mais comum de ser utilizada em restaurantes e demais estabelecimentos que trabalham com alimentação. Ela é destinada a detalhar os pontos principais relacionados à produção em si.

 

Na ficha técnica de um prato, por exemplo, é preciso pontuar os ingredientes utilizados, bem como as quantidades e a forma de cozimento. Assim, você evita alterações que podem levar a perda de qualidade do produto. E, consequentemente, à insatisfação do cliente.

 

Já a ficha técnica gerencial oferece mais informações relacionadas à administração e compras. Logo, seguindo o exemplo acima, devem ser levantados dados como:

 

  • Preço de cada ingrediente;
  • Comparativo de custos entre fornecedores;
  • Custo por prato;
  • Margem de lucro;
  • Preço final.

 

Assim sendo, ela auxilia no dia a dia de setores como compras, estoque e marketing. Permitindo uma tomada de decisão mais assertiva.

Quem deve usar a ficha técnica?

 

A ferramenta deve ser utilizada por todos os empreendedores que oferecem algum tipo de produto. Ou seja: desde um cozinheiro autônomo que vende doces e salgados a donos de grandes fábricas de automóveis.

 

Isso porque ela ajuda na verificação do custo efetivo do produto, bem como na organização da rotina produtiva. Em outras palavras, auxilia na definição de preço, bem como no dia a dia da operação.

 

É preciso ter em mente, ainda, que a ficha técnica tem como finalidade a padronização da mercadoria. Por isso, ela deve ser vista como uma aliada na busca por qualidade.

Mas afinal, como fazer uma ficha técnica?

 

Como mencionamos, os parâmetros técnicos a serem checados devem ser apresentados de forma clara e objetiva. Se possível, contar com apoio de imagens ou desenhos que representem exatamente o padrão de qualidade a ser obedecido.

 

Isso é especialmente importante no caso de entrada de mercadorias. Pois, do contrário, pode levar ao recebimento de uma matéria-prima fora dos padrões.

 

Existem diversos modelos de ficha técnica, variando de acordo com o segmento do negócio. No entanto, para promover um entendimento, vamos mostrar um exemplo muito comum no ramo de alimentação. Confira os itens que não podem faltar:

 

  1. Nome do produto;
  2. Custo de cada insumo;
  3. Cotação do fornecedor;
  4. Tempo de preparo;
  5. Mão-de-obra necessária;
  6. Equipamento utilizado;
  7. Especificidade do armazenamento dos ingredientes,
  8. Rendimento total esperado;
  9. Tamanho de cada porção;
  10. Impostos;
  11. Encargos;
  12. Custo final total;
  13. Imagem do produto;
  14. Instruções especiais.

 

 

Na hora de criar uma ficha técnica para a sua empresa, o ideal é fazer uma análise de todos os processos internos, bem como de custos. Essas informações irão oferecer uma visão geral – que será útil para o entendimento principalmente dos resultados esperados e obtidos.

Qual o papel da tecnologia para uma gestão eficiente?

 

Você está pensando em fazer uma ficha técnica em papel? Ou então em uma planilha de Excel? As duas opções podem ser utilizadas em um primeiro momento. Porém, não são as formas mais recomendadas, especialmente pensando na segurança dos dados.

 

Enquanto o papel é suscetível a ações do tempo e a extravios, as planilhas de Excel demandam amplo espaço de armazenamento. E mais: podem ser excluídas sem querer ou serem acometidas por vírus.

 

Desta forma, podem solucionar o problema de forma pontual. Porém, não irão gerar os insights necessários a longo prazo.

 

Nesse cenário, o ideal é adotar um software de gestão em que os dados ficam armazenados na nuvem. E, principalmente, podem ser acessados em qualquer dispositivo.

 

Mas qual escolher, entre as diversas opções do mercado? Opte por um checklist online. Trata-se de uma ferramenta que permite criar listas de verificação por setor ou atividade.

 

Seguindo nosso exemplo de restaurante, é possível criar um checklist específico para o recebimento dos insumos e outro para a produção dos pratos. Assim, você consegue, respectivamente, garantir o estoque adequado e a padronização das receitas.

 

Desta forma, os checklists se tornam grandes aliados no processo de auditoria interna. Ajudando no controle de qualidade, na redução de custos e na padronização operacional.

 

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